📊 Exporter et utiliser ses données depuis Qomon ?
Sous quel format se fait l'export de la base de contacts ?
Depuis la plateforme web, seuls les administrateurs ont la possibilité de réaliser un export d'une partie de la base de contacts.
Lorsque vous demandez un export, vous téléchargez un fichier sous un format CSV encodage UTF-8 ou alors sous un format XLS (Excel).
Pour ouvrir un fichier CSV, vous devez utiliser un logiciel conçu pour ouvrir des fichiers CSV (Numbers par exemple)
Pour ouvrir un fichier XLS, vous devez utiliser un logiciel conçu pour ouvrir des fichiers tableurs (Excel par exemple)
Quelles sont les informations présentes dans l'export ?
⬆️Vous pouvez exporter toutes les informations que vous pourrez retrouver sur la plateforme Qomon !
💡Vous pouvez sélectionner les informations qui vous intéressent afin de ne pas exporter la totalité des données si vous n'en avez pas besoin.
(nom, téléphone, mail etc..), les réponses au questionnaire, les informations additionnelles (tags, statuts, etc)
⚠️ Il faut savoir que si vous avez supprimé un questionnaire, toutes les réponses qui ont été données, se retrouvent toujours dans l'export ! Les données venant d'un ancien questionnaire ne sont jamais supprimées.
C'est pour cela qu'il est primordial que lors de la modification d'un questionnaire, vous supprimez complètement les anciennes questions pour en créer de nouvelles : Afin de ne pas mélanger les données.
Comment faire un export depuis Qomon ?
Commencez par aller dans Engager > Base de contacts. Dans Base de contacts, vous devez commencer par choisir un ou plusieurs filtres pour sélectionner les données de contact que vous souhaitez exporter.
Il vous suffit de choisir d'exporter uniquement la partie des contacts dont vous avez besoin. Sélectionnez ensuite le bouton "Résultats" en bas à droite.
Vous devez ensuite sélectionner les cases des contacts à exporter. Vous pouvez sélectionner tous les contacts sur une page en cochant la case située à côté de "PRÉNOM". Cliquez sur "Sélectionner toutes les pages" si vous voulez que votre exportation aille au-delà des 50 premiers contacts.
Une fois que vous avez sélectionné tous les contacts que vous souhaitez exporter, cliquez sur "Exporter" en haut de la page.
Après avoir sélectionné "Exporter", un onglet s'ouvre, dans lequel vous trouverez les détails de l'exportation. N'oubliez pas de sélectionner le bon format d'exportation en haut de la page.
💡Cliquez sur "Sélectionner" dans l'onglet "Informations" pour sélectionner et personnaliser les informations que vous souhaitez exporter. Ensuite, cliquez sur “Exporter” quand vous êtes prêt !
📬Que signifie "export pour publipostage" ?
C'est un export simplifié que vous pourrez utiliser pour réaliser un publipostage. Il n'y aura que les informations importantes (Nom, prénom, adresse). Vous pouvez modifier ces informations en sélectionnant le ⚙️ à côté de "Export pour publipostage".
💡 Cette fonctionnalité permet également de regrouper les membres d'une même famille afin d'éviter trois courriers si les trois personnes habitent sous le même toit.
Vous recevrez un lien dans votre courrier électronique pour accéder à vos exportations et télécharger le fichier une fois qu'il sera prêt.
Petites Astuces :
Vous pouvez filtrer TOUS les citoyens que vous avez rencontrés lors de la mobilisation. Pour cela il suffit d'utiliser le filtre "Visités depuis le" et de sélectionner une date très ancienne.
Vous pourrez donc voir tous les contacts rencontrés à travers du porte à porte ou même lorsque vous les avez ajoutés depuis le mobile.Vous pouvez exporter les contacts en filtrant sur leurs réponses aux questionnaires. En fonction de la réponse précise ou simplement si la personne à répondu à la question (peu importe la réponse).
Dans le fichier exporté vous avez la possibilité de voir quel bénévole a rencontré le contact.
Vous pouvez ouvrir un fichier CSV avec Google Sheets.