⛔ Politique de confidentialité et collecte des données personnelles via les formulaires et pétitions en ligne ⛔
Un modèle de politique de confidentialité à compléter est disponible en fin de document.
1. Qu'est-ce qu'une politique de confidentialité ? 🤔
Une politique de confidentialité est un document ou un contrat qui expose les engagements de votre organisation en matière de traitement des données personnelles des utilisateurs (d’un service, d’un site internet…). Cette politique doit expliquer en détail le mode de collecte, le traitement, le procédé de publication et de suppression des données personnelles, ainsi que la finalité de ces procédés. L’information qui figure dans la politique de confidentialité doit être claire, concise et transparente.
Ce document doit permettre aux utilisateurs de :
savoir pourquoi leurs informations personnelles sont collectées (l’usage qu’il en est fait) ;
connaître les modalités de traitement de leurs données personnelles ;
s’assurer de la protection de leurs données ;
s’informer sur l’exercice de leurs droits.
La politique de confidentialité permet donc de renforcer la confiance entre l’utilisateur et l'organisation qui collecte et traite ses données personnelles. En faisant preuve de transparence et de clarté, l'organisation garantit à ses utilisateurs qu’elle veille à la protection de leurs données.
2. Qui est concerné par la rédaction d'une politique de confidentialité ? 📋
Toute organisation qui recueille, de manière directe ou indirecte, les données à caractère personnel d'utilisateurs, bénévoles, citoyens a pour obligation d’établir une politique de confidentialité. De manière concrète, si vous utilisez des formulaires ou des pétitions en ligne avec Qomon, vous devez mettre en place une politique de confidentialité.
3. Quelles informations faut-il communiquer dans une politique de confidentialité, et par quels moyens ? ☎️
Pour être conforme au RGPD, une politique de confidentialité doit comporter :
l’identité et les coordonnées de l'organisation ;
la finalité de la collecte des données (à quoi celles-ci vont servir, étant entendu que les données collectées doivent être justifiées par le service rendu au client) ;
la base légale du traitement des données (le RGPD en prévoit 6 : le consentement des personnes concernées, l’obligation légale, l’obligation contractuelle, la mission d’intérêt public, la sauvegarde des intérêts vitaux et l’intérêt légitime) ;
le caractère obligatoire ou facultatif du recueil de données, et les conséquences en cas de non-consentement de la personne concernée à fournir ses données personnelles ;
les destinataires des données recueillies ;
la durée de conservation des données ;
les droits des utilisateurs (droit d’accès à leurs données, droit de rectification, droit d’effacement et droit à la limitation des données) ;
les coordonnées du délégué à la protection des données de organisation, le cas échéant, ou le contact pour toutes les questions relatives à ce sujet ;
Dans le cas d’une collecte indirecte de données, des informations supplémentaires devront figurer dans la politique de confidentialité, à savoir :
la catégorie des données recueillies ;
la source des données recueillies.
4. Comment ajouter ma politique de confidentialité à mon espace Qomon 💫
Pour publier une pétition, une consultation sous forme de questionnaire ou un formulaire en ligne, vous devez ajouter un lien vers votre politique de confidentialité. Cela peut être un lien vers votre site internet ou vers un fichier hébergé en ligne.
Dans les paramètres de votre espace, Général > Politique de confidentialité, vous devez insérer le lien vers votre politique de confidentialité.
Une seule politique de confidentialité est nécessaire pour l'ensemble des formulaires et des pétitions en ligne. Il vous appartient de vous assurer que ce document répond à toutes les attentes réglementaires.
5. J'ai déjà ma politique de confidentialité, j'intègre Qomon comme sous-traitant 🚧
Qomon (Dolphins Sas) agit en qualité de sous-traitant dans le cas des services Petitions, Formulaires, Questionnaires en ligne. Il faut donc ajouter Qomon (Dolphins SAS) à votre liste de sous-traitants dans le cas où vous disposez de votre propre politique de confidentialité. Les données sont hébergées dans l’espace économique européen.
Vous pouvez par ailleurs accéder à :
Notre DPA (ATD) ici (en cas de contrôle par le régulateur);
Nos TOM / mesures de sécurité
6. Je n'ai pas encore de politique de confidentialité 😥
Si vous n'avez pas encore de politique de confidentialité, vous devez en créer une. L'absence de politique de confidentialité bloque la publication d'une pétition, d'un questionnaire de consultation ou d'un formulaire en ligne.
Pour la créer, plusieurs options s'offrent à vous :
Vous rapprocher d'un avocat spécialisé pour vous accompagner dans la rédaction de ce document
Utiliser un générateur de politiques de confidentialité disponibles via les moteurs de recherche
Utiliser le modèle proposé par Qomon (voir ci-dessous)
7. Le modèle de politique de confidentialité proposé par Qomon 🧩
Qomon mettre à votre disposition un modèle de mention d’information « type RGPD » à compléter. Celui-ci est fourni en aide, à titre purement indicatif, le Client étant responsable de le compléter et de le modifier comme il le juge approprié, conformément à la réglementation qui lui est applicable.