Paramétrer un email automatique
💡 Avant toute chose, qu'est-ce que l'email automatique ?
Sur Qomon, vous avez la possibilité de paramétrer l'envoi automatiquement d'email à un citoyen à la fin de la rencontre.
En effet, en fonction de ses réponses au questionnaire, du niveau de soutien que vous lui attribuez, ou d'une tâche rencontrée lors de la discussion, il recevra UN email à la fin de la rencontre (si la fiche contact est complétée d'une adresse email).
🔍 Quel est l'intérêt d'utiliser la fonction d'email automatique ?
Cette fonctionnalité à plusieurs intérêts, elle vous permet de :
Transmettre des informations complémentaires en lien avec la réponse de la personne que vous avez rencontré (une redirection vers un article par exemple, lien vers un agenda partagé ...).
Créer un contact personnalisé avec un potentiel soutien.
Remercier le citoyen d'avoir pris du temps pour répondre à votre questionnaire.
L'une des fonctions des emails automatiques est de vous permettre d'envoyer un message personnalisé à chaque contact le plus rapidement et le plus facilement possible.
⚙️ Comment paramétrer l'email automatique ?
Pour pouvoir mettre en place ce système d'email automatique, il vous suffit de vous rendre sur la plateforme web Qomon, puis d'aller dans l'onglet "Communication". Vous devez donc vous rendre sur l'onglet Email Automatique.
(Engager > Communication > Paramétrer les emails automatiques)
Vous pouvez également accéder aux paramètres d’emails automatiques par :
(Paramètres de l'espace > Communication > Emails automatiques)
Étape 1: Rédiger la trame de l'email qui sera envoyé
Dans un premier temps, vous devez rédiger la trame de l’email qui sera envoyé, cette partie est unique à tous les envois d'email automatique.
Cette trame comporte :
L'objet : l'intitulé du message.
Le corps du message : contient votre introduction avant les messages personnalisés.
Le pied de page : contient généralement des informations légales, des informations relatives à l’expéditeur et à la procédure de désabonnement.
Pensez à bien sauvegarder votre trame d'email automatique une fois terminée ! 💾
(Paramètres de l’espace > Communication > Email Automatique )
Étape 2: Activer l'email automatique sur une réponse au questionnaire
À présent, rendez vous sur l'onglet Questionnaire, vous retrouvez ici l'ensemble des questions et réponses que vous avez créées.
(Mobiliser > Questionnaire > Création)
Pour pouvoir activer l'email automatique, il vous suffit de cliquer sur l'icône ✉️ (Il se trouve sur la ligne de vos réponses).
La pop-up qui vient de s'ouvrir vous permet maintenant d'activer et de rédiger le message associé à cette réponse.
L’aperçu sur la droite vous montre à quoi ressemblera votre email. Vous retrouvez la trame que vous avez écrit auparavant (le corps et le pied de page du message) et le message associé à la réponse que vous pouvez maintenant rédiger.
Activer l'email automatique sur un niveau de soutien ou une tâche
Vous pouvez communiquer en utilisant un email automatique après une remonté d'information depuis le terrain. Automatisez un maximum de tâches, afin de concentrer vos efforts sur le principal.
(Settings > Paramètres de sécurité > Contacts/CRM > Niveau de soutien)
Emails automatiques lors d'une prochaine action
Dans le même onglet Contacts & CRM, cliquez sur les canaux de tâches.
(Settings > Paramètres de sécurité > Contacts/CRM > Tunnel de tâches)
Pour activer les emails automatiques, il suffit de cliquer sur l'icône ✉️.
(sur la même ligne que vos réponses)
Et maintenant ....
La fenêtre pop-up qui vient de s'ouvrir après avoir cliqué sur l'icône ✉️ vous permet maintenant d'activer et de rédiger le message associé à cette réponse.
L'aperçu ci-contre vous montre à quoi ressemblera votre email. Vous y trouverez le cadre que vous avez écrit précédemment (le corps et le pied de page du message) et le message associé à la réponse, que vous pouvez maintenant rédiger !
👋 Bon à savoir
Email du contact :
Pour pouvoir envoyer un email automatiquement il faut que le membre de votre espace remplisse bien l'adresse email du citoyen qu'il a rencontré / questionné depuis l'application mobile Qomon.
Adresse de l'expéditeur :
Vous pouvez choisir l’adresse email que vous souhaitez d’être l’adresse de l'expéditeur et vous pouvez spécifier une adresse différente pour les réponses.
L'adresse avec laquelle vous envoyez un email automatique est une adresse "noreply" par défaut. Quand un citoyen recevra le message il ne pourra donc pas vous répondre. Cependant, vous pouvez modifier l'adresse email et faire en sorte qu'il soit possible d'y répondre.
Types de réponses
Sur le questionnaire, vous avez la possibilité de lier un email automatique sur 2 types de réponses : choix multiples et réponse unique.
Se désabonner à l'email automatique :
Un citoyen qui reçoit un des emails automatiques peut à tout moment se désinscrire de votre campagne d'email (il ne recevra donc plus aucun email provenant de votre espace). En effet, une notion de désinscription est automatiquement présente sur le pied de page de votre email.