💡 Avant toute chose, qu'est-ce que l'email automatique ? 

Sur Qomon, vous avez la possibilité de paramétrer l'envoi automatiquement d'email à un citoyen à la fin de la rencontre.

En effet, en fonction de ses réponses au questionnaire, du statut, que vous lui attribuez, ou d'une tâche rencontrée lord de la discussion, il recevra UN email à la fin de la rencontre. (Si la fiche contact est complétée d'une adresse email)

🔍 Quel est l'intérêt d'utiliser la fonction d'email automatique ?

Cette fonctionnalité à plusieurs intérêts, elle vous permet de :

Transmettre des informations complémentaires en lien avec la réponse de la               personne que vous avez rencontré (une redirection vers un article par exemple, lien vers un agenda partagé ...).
• Créer un contact personnalisé avec un potentiel soutien.
Remercier le citoyen d'avoir pris du temps pour répondre à votre questionnaire.

L'un des objectifs de l'email automatique est de pouvoir envoyer un message personnel à un citoyen de manière simple et rapide.

⚙️ Comment paramétrer l'email automatique ?

Pour pouvoir mettre en place ce système d'email automatique il vous suffit de vous rendre sur la plateforme web Qomon, puis d'aller dans l'onglet "Communication"

Vous vous trouverez sur le paramétrage Général de la communication dans votre espace. Vous devez donc vous rendre sur l'onglet Email Automatique.

(Qomon > Communication > Email Automatique )

Le paramétrage de l'email automatique est très simple et se fait en seulement deux étapes :

 

Étape 1 :

📝Rédiger la trame de l'email qui sera envoyé

Dans un premier temps, vous devez rédiger la trame de l’email qui sera envoyé à la personne qui a répondu à votre questionnaire ou répondant à une tâche.

Cette trame comporte :
L'objet : l'intitulé du message.
Le corps du message : contient votre introduction avant les messages personnalisés.
Le pied de page : contient généralement des informations légales, des informations relatives à l’expéditeur et à la procédure de désabonnement.

Pensez à bien sauvegarder votre trame d'email automatique une fois terminée ! 💾


Etape 2 : 

Activer sur le questionnaire et sur une tâches/un Statut

🖇Activer l'email automatique sur une réponse au questionnaire

À présent, rendez vous sur l'onglet Questionnaire, vous retrouvez ici l'ensemble des questions et réponses que vous avez créées.

( Questionnaire > Création)

Pour pouvoir activer l'email automatique, il vous suffit de cliquer sur l'icône ✉️.
(Il se trouve sur la ligne de vos réponses)

La pop-up qui vient de s'ouvrir vous permet maintenant d'activer et de rédiger le message associé à cette réponse.

L'aperçu sur la droite vous montre à quoi ressemblera votre email. Vous retrouvez la trame que vous avez écrit auparavant (le corps et le pied de page du message) et le message associé à la réponse que vous pouvez maintenant rédiger.


🖇 Activer l'email automatique sur une tâche : 

Vous pouvez communiquer en utilisant un email automatique après une remonté d'information depuis le terrain. Utilisez le pour lier un site web, une page spécifique détaillant vos événements etc 

👋 Bon à savoir

Email du contact :
Pour pouvoir envoyer un email automatiquement il faut que le membre de votre espace remplisse bien l'adresse email du citoyen qu'il a rencontré / questionné depuis l'application mobile Qomon.

• Adresse de l'expéditeur :
L'adresse avec laquelle vous envoyez un email automatique est une adresse "noreply" : quand un citoyen recevra le message il ne pourra donc pas vous répondre. Cependant, dans les détails de l'envoi, il pourra retrouver l'adresse email du référent de la campagne en cc (copie carbone).

• Types de réponses
Sur le questionnaire, vous avez la possibilité de lier un email automatique sur 2 types de réponses : choix multiples et réponse unique.

Désinscription à l'email automatique :
Un citoyen qui reçoit un.des email.s automatique.s peut à tout moment se désinscrire de votre campagne d'email (il ne recevra donc plus aucun email provenant de votre espace). En effet, une notion de désinscription est automatiquement présente sur le pied de page de votre email.



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