Comment conserver ma base de contacts propre ?
Quelles sont les bonnes pratiques à réaliser de temps en temps afin de garder une base saine ?
💼 Gérer ses doublons potentiels
Les doublons peuvent être créés lors de la mobilisation. Si vous avez un fichier dans votre base de contacts et que vous ajoutez des citoyens lors de vos mobilisations, il se peut qu'ils existent déjà dans votre base de données.
Pour mettre en évidence les doublons potentiels présents dans votre base de contacts, vous avez un filtre qui peut vous aider :
Souhaitez-vous en savoir plus sur la fusion des contacts ? Lisez-ici.
🔎 En vérifiant les informations des contacts existants
Vous pouvez tester les différents filtres pour identifier les contacts dont les informations sont incorrectes et les mettre à jour en conséquence.
Si vous utilisez des zones géographiques pour classer vos contacts, vous pouvez rechercher les contacts auxquels aucune zone/localisation n'a été attribuée. Cela peut se produire lorsque vos bénévoles oublient d'enregistrer une adresse ou qu'ils ne disposent pas de cette information. Dans ce cas, ne vous inquiétez pas ! Nous avons un filtre pour y remédier.
Dans les filtres, sous "Territoire", en sélectionnant "Pas de zone", vous pouvez instantanément voir tous les contacts qui ne sont pas bien géolocalisés dans votre base de données. Il s'agira probablement d'une faute de frappe dans la ville, d'un code postal erroné, etc...
Si vous trouvez des informations incorrectes, vous pouvez les corriger directement dans le formulaire de contact.
Engager > Base de contacts > Filtres > Territoire > Sans territoire
Vous pouvez également utiliser l'option "Vue carte", en utilisant le bouton de sélection et découpage sur le côté droit pour sélectionner la zone souhaitée, puis en revenant à "Vue de la liste" pour voir ce que vous avez sélectionné.
Engager > Base de contacts > Vue carte > Dessiner un polygone
Si votre mobilisation à lieu autour de Paris par exemple, il n'y a aucune raison que des contacts se trouvent ailleurs en France. Après avoir examiné les contacts indésirables, vous pouvez les modifier ou les supprimer.
💡 Si vous souhaitez les conserver dans votre base de données de contacts, sélectionnez tout et ajoutez une étiquette pour vous indiquer que ces contacts ne font pas partie du champ d'application souhaité.
📲 En partant des rapports d'incidents
Lors de l'envoi de campagne de SMS, il y a un rapport qui apparaît quand vous cliquez sur "Erreurs". Dans ce rapport vous pouvez consulter les contacts qui n'ont pas reçu le SMS car le numéro doit être défaillant.
Vous pouvez consulter le rapport et modifier ou supprimer le contact/numéro.
D'autres questions ? Contactez notre équipe d'assistance via [email protected] ou utilisez la bulle de dialogue en bas à droite !